Бизнес невозможен без отдела продаж, за счет которого функционируют все остальные части механизма. А руководитель этого отдела должен быть главным мозгом и энерджайзером, который стимулирует продажников работать эффективно и без сбоев, а значит увеличивает финансовые поступления в компанию.

Обязанности

Давайте разберем, чем заведует руководитель отдела продаж (РОП), какие функции выполняет и за что с него спрашивать.

1. Планирование

Составление планов — его все. Планы продаж, план работы отдела, организация активности подчиненных и их рабочего дня.

1.1. Составление плана продаж

Сначала РОП получает прогнозы о планах продаж от своих сотрудников, а затем на основе полученных данных формирует «внутренний» план, который будет корректироваться в соответствии с теми цифрами, что поступят от руководства организации.

Разумеется, эти цифры никогда не совпадут. Ведь план от начальства зависит от фактических расходов, запланированной прибыли, итогах прошедшего периода (с учетом ожидаемого увеличения объемов продаж).

«Внутренний» план составляется, исходя из того, какие клиенты есть в работе в данный момент, и на каком этапе продаж каждый из них находится.

Пример. Менеджер Хабаров составил список своих клиентов и указал, каков их статус.

Допустим, ООО «Тритиа» уже ожидают счет, компания «Голд» одобрила последний вариант договора, а вот И П Кривошеева на время отложила сделку.

На основе таких отчетов РОП прикидывает план продаж на месяц, складывая те суммы, которые с большой долей вероятности поступят на счет организации в результате закрытия сделок.

Название клиентаЕго статусПланируемый чек
ООО «Тритиа»Выставлен счет35 000
АО «ДМК»Выставлен счет23 000
ООО «Голд»Подписание договора19 000
ИП КлункоВедутся переговоры17 000
ИП КривошееваНа паузе
Планируемый объем продаж94 000

1.2. Планирование работы отдела

Менеджерам требуется четкая система работы и контроль со стороны руководства. Для этого стоит пользоваться CRM-системой, в которой должны быть следующие функции.

Проставление задач на конкретную дату — чтобы сотрудник, приходя с утра на работу, видел, с кем у него сегодня назначена встреча, и какие задачи необходимо выполнить за день.

Составление прогнозов для РОПа — система должна отражать, какая сумма ожидается от имеющихся клиентов при успешном закрытии сделки (по отдельности и общую) и, в соответствии с этими данными, показывать, каков вероятный план продаж на месяц.

Распорядок рабочего дня — у отдела должен быть четкий план дня: когда и кто совершает исходящие звонки клиентам, а когда принимает входящие обращения и т. д.

2. Декомпозиция

План продаж, который поступает от главы компании, РОПу нужно разбить на более мелкие цели для прогноза действий своих и подчиненных.

Пример. Начальник установил планку на март — продать товаров на 1,3 млн рублей.

В этом месяце 22 рабочих дня, т. е. в каждый из них отдел должен совершать сделок на 59 090,9 рублей.

У вас работают шесть менеджеров, это значит, что им нужно приносить компании по 9 848,5 рублей в день.

Отталкиваясь от этих цифр, РОП по результатам каждого дня корректирует дальнейшую работу отдела. То есть, если условно 3 марта всеми продано товаров всего на 45 500 рублей, то 4 марта план на день будет составлять 72 681.8 рублей.

3. Мотивация

Здесь мы рассмотрим мотивацию как отдела в целом, так и каждого работника по отдельности.

3.1. Мотивация отдела

Руководитель должен создать сплоченную команду, каждый член которой будет заинтересован в том, чтобы поставленный план выполнить и перевыполнить. При этом те, кто досрочно достигли установленной планки, не будут остаток месяца сидеть «на расслабоне», а помогут коллективу сделать общий план.

Чтобы их простимулировать, возможны следующие варианты награждения:

  • фиксированная премия, которая при достижении плана делится на всех пропорционально;
  • выездной корпоратив для всех сотрудников.

А вообще, вашу фантазию никто не ограничивает, так что вознаграждение может принять любую форму.

3.2. Личная мотивация подчиненных

Всем требуется свой стимул, чтобы с каждым разом быть все выше, быстрее и успешнее. Иначе работники застрянут на одном месте, а то и вовсе потянут в болото остальных.

Виды мотивации в данном случае:

  • повышенный процент за продажи сверх плана;
  • премия за лучший результат за месяц/квартал;
  • бонусы по KPI за достижение плана.

«Доски почета», награждение кубками, медалями и грамотами, ужин с начальником и одним из самых уважаемых клиентов за лучшие результаты, — все это поднимет боевой дух ваших работников и заставит их стремиться достигать все большего.

4. Организация

От того, как поставлена работа в отделе, зависит успех выполнения плана продаж. В этом плане в зоне ответственности РОПа эти задачи:

  • составление регламентов — в них указано, что сотрудник должен делать в течение рабочего дня, в какой последовательности и за какой срок;
  • разработка инструментов продаж и ознакомление с ними менеджеров — они необходимы для улучшения результатов их работы;
  • налаживание взаимодействия отдела с другими структурами компании, чтобы подчиненные знали, к кому они могут обратиться по тому или иному вопросу.

5. Контроль

Какой руководитель не контролирует работу своих сотрудников? Вот и мы о том же. Система контроля в основном состоит из следующих пунктов.

Планерка — в начале рабочего дня необходимо обсудить важные вопросы и решить проблемы при их наличии, а также озвучить ход выполнения плана, скорректировать цели на день.

Контроль с помощью CRM — работник должен оперативно вбивать в систему информацию о своих клиентах, их статусе и смене состояния лида.

Система отчетности подчиненных — по итогам дня менеджеры должны докладывать о своих результатах по объемам продаж и других выполненных задачах.

Записи разговоров с клиентами — с помощью них РОП следит, следует ли работник созданным скриптам продаж и как хорошо он консультирует потенциальных покупателей/партнеров.

Доска результатов — она наглядно демонстрирует, каково соотношение фактического объема продаж с планом, сколько денег поступило на счет организации и какой была активность сотрудников за день.

Карта рабочего дня с оптимизацией — она отражает перечень выполненных непрофильных дел/задач, которые не всегда очевидны.

При отсутствии должного контроля работники начинают давать слабину и лениться, так что не пренебрегайте им.

6. Обучение

Руководитель отдела ответственен за обучение новичков. Оно при этом делится на следующие виды.

Первичное — новые работники получают сведения о том, что нужно для успешного выполнения своих обязанностей.

По проблемным зонам — к нему прибегают, если у подчиненного «проседают» какие-либо показатели.

Ситуационное — разъяснения сотруднику, которому нужна помощь, какие шаги следует предпринять, чтобы решить ту или иную задачу в конкретной ситуации.

Стратегическое — необходимо, если в компании ввели новый инструмент работы.

Квалификационное — РОП сначала сам изучает новые инструменты продаж, а затем обучает им своих сотрудников.

Обучение подчиненных — важный пункт, потому что даже самому успешному работнику необходимо регулярно осваивать новые навыки, чтобы шагать в ногу с прогрессом и становиться еще эффективнее.

Качества руководителя отдела продаж

Идеальный РОП своей главной целью видит достижение результата. Он должен быть амбициозным и уметь находить контакт с сотрудниками, корректировать их поведение и работу. И, конечно, ему не обойтись без навыков планирования и декомпозиции планов, умения вести переговоры с клиентами, а также знаний технологий продаж. Еще от РОПа требуется уметь анализировать работу подчиненных, давать им обратную связь. И навыки анализа и управления бизнес-процессами.

Права РОПа

Задача руководителя отдела продаж — увеличение прибыли компании через продажи. Поэтому он имеет право на эти пункты: набор и обучение сотрудников, постановку им задач и контроль/требование их выполнения, организация стимулирующих мероприятий, запрос данных у руководителей других отделов и иные права в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Важно понимать, что права должны реально действовать, а не быть лишь словами на бумаге. Руководителю нужно понимать границы своих возможностей по управлению отделом.

Отчетность

РОП обычно подчиняется гендиру, в некоторых случаях — коммерческому директору либо руководителю департамента продаж. У всех свой список отчетов, но как минимум там должны быть такие виды отчетности, как финансовые показатели на данный момент, процент выполнения плана, информация о работе сотрудников, описание перспектив на будущее по росту продаж. Разумеется, эти отчеты делятся на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и годовые.

Подведем итог

РОП — это человек-харизма, лидер и опытный боец, который выполнял и перевыполнял планы продаж не один десяток раз. Он должен четко знать свои обязанности, не бояться самому принимать решения и нести за них ответственность. Такому специалисту придется хорошо платить. Однако настоящий профессионал ощутимо повысит прибыль вашей организации буквально через шесть месяцев. Поэтому рекомендуем обзавестись толковым человеком на этой должности.